Telegram-боты для логистики из Китая: 7 ролей вместо рабочих чатов

Клиент — компания, которая под ключ возит оптовые грузы из Китая: закупает товар у поставщиков, собирает его на складе, организует доставку до нужного склада в России и ведёт все расчёты. В одной сделке участвуют менеджеры, закупщики, склад, логисты и бухгалтерия, а деньги ходят в трёх валютах.

Когда мы начали работать вместе, всё это держалось на рабочих чатах и таблицах. Отметкой о выполнении служила реакция «обработал» под сообщением. Название компании мы не раскрываем, а иллюстрации в статье схематичные, с условными данными.

• Чем занимается: закупка в Китае и доставка под ключ, опт
• Команда: около 20 человек — руководство, менеджеры, бухгалтерия
• Роли в системе: клиент, менеджер, закупщик, склад, логист, бухгалтер, руководитель
• Формат: 7 Telegram-ботов, единая база данных, таблицы для контроля
• Валюты: рубли, юани, доллары
• Сроки: первый бот — через 2 месяца, система больше года в работе и продолжает расти

Заказ жил в переписке. Клиент звонил менеджеру, менеджер заносил данные в таблицу, дальше информация расходилась по рабочим чатам: закупщикам, складу, логистам, бухгалтерии. Подтверждением служила реакция под сообщением.

Пока заказов немного, так можно работать. Но у оптовой логистики длинная цепочка, и слабые места такой схемы проявляются быстро:

• Информация теряется. Важное сообщение уезжает вверх под сотней новых, и через неделю уже никто не помнит, кто и что подтвердил.
• Клиенты звонят. Чтобы узнать, где груз, клиенту нужно дозвониться до менеджера, а менеджеру — выяснить это у коллег.
• Рутина съедает время. Менеджер вручную переносит данные из звонков и чатов в таблицы. Чем больше заказов, тем больше людей нужно только на это.
• Деньги сложно сводить. Оплаты в рублях, юанях и долларах, у каждой свой курс и своя дата.

В статье «Telegram-бот или веб-портал» мы писали, что инструмент выбирают по тому, где и как работает человек. Здесь ответ был очевиден:

• клиенты и так сидят в Telegram — им не нужно ставить приложение и запоминать пароль;
• закупщики, склад и логисты работают на ногах, а не за компьютером, телефон всегда в руке;
• главное для всех — быстрые уведомления и короткие действия: подтвердить, отметить, отправить фото.

Но у ботов есть предел: работать с большими массивами данных в чате неудобно. Поэтому в будущем у этой системы будут и боты, и портал. Об этом — в конце.

Систему из семи Telegram-ботов — у каждой роли свой: клиент, менеджер, закупщик, склад, логист, бухгалтер и руководитель.

Боты не хранят данные сами по себе — все они работают с одной базой данных. Поэтому любой участник видит один и тот же заказ в актуальном состоянии, только со своей стороны: клиент — статус и фото своего груза, бухгалтер — платежи, руководитель — всю цепочку целиком.

Таблицы остались, но в новой роли. Теперь это не место, где живут данные, а окно в базу: в них наглядно видно всё, что происходит в ботах. Ещё система автоматически подтягивает курс валют и обменивается данными с таблицами партнёров.

Заказ проходит восемь этапов — от заявки до склада в России:

1. Заявка на закупку.
2. Расчёт и согласование.
3. Получение оплаты — она может прийти и раньше заявки.
4. Сбор товара и отгрузка на склад в Китае.
5. Прибытие на склад в Китае.
6. Отгрузка в Россию.
7. Прибытие в РФ.
8. Прибытие на нужный склад в России.

Самый насыщенный этап — второй. Менеджер принимает заявку, закупщик узнаёт цену товара, логист — стоимость доставки, бухгалтер сводит всё в итоговый расчёт, и менеджер отправляет его клиенту. Если клиента всё устраивает, он согласовывает заказ, и менеджер передаёт его в работу закупщику, логистам и бухгалтеру. Раньше на такой круг уходили звонки и переписка в нескольких чатах, теперь он проходит через ботов.

На каждом этапе работает своя роль, а клиент получает уведомление: что произошло, когда и кто отвечает — с фото, ссылками и параметрами груза. Звонить менеджеру, чтобы узнать, где груз, больше не нужно.

1. Каждую операцию подтверждает ответственный

Бот не просто пересылает сообщения. Оплату, смену статуса, отгрузку подтверждает ответственный сотрудник прямо в боте, и только после этого заказ идёт дальше. Вместо реакции «обработал» — зафиксированное действие: кто, что и когда сделал.

2. Клиенту — рубли, внутри — три валюты

Клиент видит все суммы в рублях — так ему проще. Внутри система пересчитывает сама: юани идут на закупку у поставщиков, доллары — на логистику. Курс подтягивается автоматически, без ручных сводок.

3. Таблицы как страховка и пульт для важных операций

Длинная цепочка — это всегда риск ошибки. Если ошибка всё же проскочила, её нужно быстро найти и исправить. Листать и править большие объёмы данных в боте неудобно, а в базу данных сотрудники не полезут. Поэтому всё, что происходит в ботах, наглядно видно в таблицах, и там же данные можно поправить.

Есть и операции, которые проводятся только через таблицу. Крупный платёж, например, бухгалтер должен увидеть целиком, а не в виде сообщения в чате. Для таких случаев важные операции и уведомления запускаются прямо из таблицы — после проверки.

Изначально никто не планировал систему из семи ботов. Первым был бот для клиентов, и через два месяца он уже работал. Когда подход себя оправдал, заказчик решил перевести на ботов и сотрудников — и система начала расти роль за ролью.

Дальше было то, что бывает с любым живым проектом:

• Перестройка под новые процессы. Примерно на восьмом месяце процессы в компании изменились настолько, что систему пришлось полностью перестроить. Это нормально: бизнес меняется, и система должна меняться вместе с ним.
• Срочный переезд. Когда начались проблемы с работой Telegram, систему оперативно перенесли на другой сервер, чтобы боты продолжали работать.
• Постоянное развитие. Новые роли, функции, доработки под изменения в процессах — из этого сегодня и состоит основная работа над проектом.

Сам переход тоже дался не сразу. Все привыкли к звонкам и таблицам, которые менеджер заполнял на ходу, и первое время непривычно было и сотрудникам, и клиентам. Со скрипом, но переезд на новую систему удался.

Точных метрик «до и после» нет — их никто не замерял. Но изменения видны и без цифр:

• Меньше ошибок. Каждая операция подтверждена и записана, а не затерялась в чате.
• Меньше рутины. Данные не нужно вручную переносить из звонков и переписки в таблицы.
• Клиенты в курсе без звонков. Каждое движение товара и денег приходит им в бот.
• Руководитель в курсе каждой операции. Он видит всю цепочку, а не собирает её по чатам.
• Тот же объём — меньшей командой. Система позволяет справляться с тем же объёмом заказов меньшей командой.

Мы продолжаем сопровождать проект: техподдержка, консультации, доработки.

Сейчас таблицы закрывают две задачи: контроль данных и важные операции, где нужно видеть картину целиком. Это работает, но таблица — всё-таки не интерфейс для таких задач. Следующий шаг — веб-портал на их месте.

Получится то самое гибридное решение, о котором мы писали в статье про выбор между ботом и порталом: быстрые действия и уведомления — в ботах, работа с большими данными и серьёзные операции — в портале. Данные общие, интерфейс у каждой роли свой.

• Бэкенд: Python, FastAPI
• Боты: python-telegram-bot
• Данные: PostgreSQL, Redis
• Фоновые задачи и расписание: Dramatiq, APScheduler — уведомления, синхронизация, регулярные операции
• Таблицы: Google Sheets API
• Инфраструктура: Docker, мониторинг ошибок

Рабочие чаты — нормальный старт. Но если вы узнаёте себя в нескольких пунктах, пора задуматься о системе:

• статус заказа — это реакция или сообщение «принял»;
• чтобы узнать, где груз или оплата, нужно спросить у коллеги;
• клиенты регулярно звонят с вопросом «что с моим заказом»;
• менеджеры тратят часы на перенос данных из переписки в таблицы;
• деньги в разных валютах сводят вручную;
• когда сотрудник уходит, вместе с ним пропадает история его заказов.

Начинать с огромной системы не обязательно. В этом проекте всё началось с одного бота для клиентов — и выросло ровно настолько, насколько понадобилось бизнесу.